Jeder Schlüssel kann bei Bedarf terminiert werden. Ist ein Schlüssel nach Ablauf der ihm zugewiesenen Zeit nicht wieder im System wird die verantwortliche Stelle per e-mail darüber informiert. Jeder Schlüssel kann für einen beliebigen Zeitraum reserviert werden, solange kann der Schlüssel nicht von einem anderen Systemnutzer bereits für einen bestimmten Zeitraum reserviert ist. Pro Schlüsselreservierung können max. 5 berechtigte Personen definiert werden. Die Reservierungen werden vom System grafisch angezeigt und können von den berechtigten Personen jederzeit eingesehen werden. Traka.WEB ist eine Web-Anwendung, d.h. Schlüssel- und Fahrzeug-Reservierungen können von den berechtigten Personen völlig ortsunabhängig via Smartphone, iPAD oder PC durchgeführt, eingesehen und geändert werden.

Mit dieser Option fragt das System, bei der Schlüsselrückgabe, über eine JA/NEIN Abfrage zwingend den Zustand des Fahrzeugs ab.  Bei NEIN erfolgt die Fehlerbeschreibung über den Touch-Bildschirm durch Auswahl frei definierbarer Schadensmeldungen. Diese Funktion ist nicht nur auf Fahrzeugschlüssel und Fahrzeuge beschränkt. Erfahrungen aus der Praxis haben gezeigt, dass mit Hilfe dieser Option die Schadenskosten pro Fahrzeug um ca. 80% sinken, auf Grund signifikant ansteigender Achtsamkeit. Die verantwortliche Stelle wird unmittelbar über die Fahrzeugzustände informiert. Werden Schadensmeldungen, die die Fahrtüchtigkeit des Fahrzeugs gefährden, eingegeben, blockiert das System den Zugriff auf den iFob und damit auf den entsprechenden Fahrzeugschlüssel, bis der Schaden behoben wurde und der Verantwortliche den iFob wieder freigegeben hat.

Die Schadensmeldung kann per e-mail an den verantwortlichen Mitarbeiter oder an die Reparaturwerkstatt gesendet werden, so dass eine schnelle Abwicklung des Schadens erfolgt und die Verfügbarkeit der Fahrzeuge signifikant optimiert wird.

Bei dieser Option fragt das System zwingend einen Kilometerstand ab, so dass bei Rückgabe eines Fahrzeugs der Fahrer den absoluten Kilometerstand und die effektiv gefahrenen Kilometer eingeben muss.

Bei dieser Option fragt das System zwingend den Tankinhalt ab, so dass bei Rückgabe eines Fahrzeugs der Fahrer über die grafische Darstellung den Füllstand eingeben muss. Der Fahrer, der den Wagen als nächstes benutzt, bekommt so bei der Schlüsselentnahme den Stand des Tankinhalts mitgeteilt.

Standort

Bei dieser Option fragt das System zwingend einen Standort/Parkplatz ab, so dass bei Rückgabe eines Fahrzeugs der Fahrer den Standort des Wagens eingibt.

Verwendungszweck

Bei dieser Option fragt das System zwingend den Verwendungszweck (Grund der Fahrt) für die Entnahme des Fahrzeugs ab, so dass bei Entnahme der Fahrer über die Tastatur eine Begründung eingeben muss.

Wartungskosten

Bei dieser Option fragt das System zwingend die Wartungskosten ab, so dass bei Rückgabe eines Fahrzeugs der Fahrer über die Schranktastatur die Kosten eingeben muss, d. h. Tankfüllung, Ölbefüllung, Kosten für Waschanlage und Reifendruck.

Die Begriffe Halterverantwortung und Halterhaftung im Sinne des §21 Abs. 1 und 2 StVG (Führerscheinprüfung) stellen den Fuhrparkverantwortlichen vor eine große Herausforderung. Er muss sicherstellen, dass seine Fahrzeugnutzer im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Auch die regelmäßige und im Sinne der Halterhaftung gesetzliche Führerscheinkontrolle wird automatisiert. Die Kombination aus elektronischen Schlüsselschränken und dem RFID-Sicherheitssiegel ermöglicht eine effiziente und wirtschaftliche Steuerung der Abläufe zur Führerscheinkontrolle. Das Lesen des RFID-Siegels erfolgt berührungslos durch Vorhalten des Führerscheins vor den entsprechenden RFID-Kartenleser. Der elektronische Schlüsselschrank oder Fachanlage gibt den gewünschten Schlüssel erst nach erfolgreicher Prüfung frei.

Der neue Credit-Card-Holder von Traka ist ein Kartenhaltermodul aus Stahl für die gesicherte Aufbewahrung von Karten im ISO/IEC7810 Abmessungsformat. Er ermöglicht die alarmgesicherte Aufbewahrung und die personenbezogene protokollierte Ausgabe und Rückgabe von Bankkarten, Besucherkarten, Fahrerkarten, Kreditkarten, Mitarbeiterkarten, Tankkarten, Werkstattkarten und Zugangskarten. Das neue Kartenhaltermodul kann in den Traka-Schlüsselschränken der M-, S- und L-Serie und in den neuen Traka-Touch Modellen eingesetzt werden. Die einzige Voraussetzung ist die Verwendung von verriegelten (locking) LED-Schlüsselsteckstreifen mit integriertem schwarzen Entnahmetaster, siehe Werkfoto. Der fest mit dem Kartenhalter verbundene Traka-iFOB garantiert zusammen mit der integrierten Einzelsteckplatzverriegelung, die alarmgesicherte mechanische Verriegelung und Fixierung des Kartenhalters im Schlüsselschrank. Die personenbezogene Freigabe des Kartenhalters erfolgt über das Zugangsmedium des Schlüsselschranks, d.h. PIN-Code, RFID-Reader oder Biometrie. Die personen- oder gruppenbezogene Entnahmeberechtigung kann nicht nur zeitlich, sondern auch in Beziehung auf einen zugehörigen Schlüssel definiert werden, d.h. bei der Entnahme eines reservierten Fahrzeugschlüssels wird automatisch auch die zugehörige Tankkarte oder Kreditkarte freigeschaltet. Ein anderer Anwendungsfall wäre die personenbezogene Freischaltung von Zugangskarten für spät anreisende Gäste. Die optische Anzeige, welcher Kartenhalter nach berechtigtem Zugriff von Seiten des Schlüsselschranks freigeschaltet wurde, erfolgt über eine dreifarbige LED-Anzeige. Leuchtet sie grün, kann der entsprechende Kartenhalter entnommen werden. Sämtliche Entnahmen und Rückgaben werden manipulationsfrei protokolliert, in Echtzeit in der Datenbank abgespeichert, und, wenn gewünscht, automatisch den verantwortlichen Personen mitgeteilt.

Automatisches Hinzufügen und Entfernen von Benutzern und Festlegen von Zugriffsrechten durch Integration mit der Personalabteilung oder anderen Datenbanken, siehe "TrakaWEB - Integrationen"

Anbindung an bestehende Flottenmanagement- oder Arbeitsauftragssysteme, um Fahrzeuge nur autorisierten Fahrern zu bestimmten Reservierungszeiten zuzuordnen, siehe "TrakaWEB - Integrationen"

Generieren Sie Service- und Wartungsanforderungen automatisch in definierten Laufleistungsintervallen oder wenn Fahrzeugschäden von einem Fahrer gemeldet werden.

Verhindern Sie, dass Personen das Werksgelände verlassen ohne das vorher die Schlüssel sicher zurückgegeben werden.

Entzug von Zugriffsrechten basierend auf der Lizenzverlängerung, dem Zertifizierungsstatus oder dem Abschluss der erforderlichen Schulung.

Gewinnen Sie einen besseren Überblick über Ihre kritischen Flottendaten, indem Sie wichtige Ereignisse und Benutzerereignisse innerhalb der gleichen Systeme überwachen, die Sie bereits jeden Tag verwenden, inklusive eines DSGVO-konformen digitalen Fahrtenbuchs - siehe z.B. Rosenberger Telematics