Bevor elektronische Schlüsselschränke zum Einsatz kamen, erhielten die Mitarbeiter und Sevicekräfte bei Arbeitsbeginn ihre Schlüsselbunde in den entsprechenden Sicherheitsräumen, in der Hoffnung, dass sie am Abend auch alle wieder retour kamen. Oft wurden die Schlüssel zusätzlich unzulänglich gelagert. Unvermeidlich war deshalb der Verlust von Schlüsseln und Schlüsselbunden mit dem Ergebnis, dass Türschlösser in nicht unerheblichen Maße erneuert werden mussten. In einem Fall, der nicht einmal ein großes Gebäude betraf, kostete der Austausch sämtlicher Schlösser 17.000 EUR.

"Wenn Sie mit einer großen Anzahl von Schlüsseln umgehen müssen, dann ist es zwingend notwendig, dass Sie wissen, von welcher Person die Schlüssel entnommen und von welcher Person sie wieder zurückgegeben wurden. Mit den elektronischen Schlüsselschränken können wir jetzt in jedem Augenblick ganz exakt die Entnahmen und Rückgaben verfolgen. Das Sicherheitsrisiko ist jetzt extrem reduziert worden" - kommentiert Graham Middleton die neue Situation.

Insgesamt wurden 14 elektronische Schlüsselschränke auf dem gesamten Campus der Universität installiert und über Netzwerk mit der zentralen SQL-Server-Datenbank verbunden. Die existierenden Zugriffsmedien in Form von ID Card Readern wurden in die Schlüsselschränke integriert, sodass die Akzeptanz direkt gegeben war. "Wir finden diese Lösung sehr angenehm - Wir wissen, wir sind jetzt für die Schlüssel verantwortlich, und wir können unmittelbar erkennen, welche Person wir ansprechen müssen, wenn ein Schlüssel nach der angegeben Zeit noch nicht retour ist" - kommentierte ein Sicherheitsmitarbeiter die neue Situation.

Die Zugriffsberechtigungen auf die Schlüssel sind in 3 Sicherheitsgruppen unterteilt in die Mitarbeitergruppe mit der Berechtigung auf Büro- und Fahrzeugschlüssel, die Servicegruppe mit der Berechtigung auf die notwendigen Schlüssel für die Wartung der Maschinen und Anlagen oder für zeitlich begrenzte Baumaßnahmen und die Sicherheitsgruppe mit der Berechtigung auf alle Schlüssel in den ihnen zugehörigen Sicherheitsbereichen.

Organisatorisch wurden die 14 Schlüsselschränke in 3 Sicherheitsbereiche mit den zugehörigen Administrationen aufgeteilt, damit jeder Bereich seine speziellen Bedürfnisse in Eigenregie definieren kann und keine gegenseitigen Kollisionen stattfinden. Der Datenabgleich aller Schlüsselschränke erfolgt jedoch auf die zentrale SQL-Datenbank. Die implementierte TAAS Funktion (Traka As A Service) in Verbindung mit der "Remote Host Control" Funktion gewährleistet die Online-Synchronisation sämtlicher Zugriffsereignisse mit dem zentralen Datenbankserver, unabhängig davon, ob die Administrations-Clients auf den einzelnen Arbeitsstationen geöffnet sind oder nicht. Dadurch hat das Sicherheitsmanagement den kontinuierlichen Überblick über alle Ereignisse auf dem gesamten Campus und wird im Alarmfall unmittelbar automatisch über E-Mail oder SMS informiert.

"Unsere Vorgaben waren, die Schlüssel aus den Taschen der Personen zu entfernen, die unadäquate Lagerung an den Wänden zu beseitigen, die sich im Umlauf befindende Schlüsselmenge zu reduzieren, die in der Vergangenheit entstandenen Kosten für verlorene Schlüssel zu reduzieren und die allgemeine Sicherheit zu erhöhen. Alle unsere Vorgaben wurden mit der Einführung der protokollierenden Schlüsselschränke in Verbindung mit vernetzter Kommunikation realisiert" – ist der abschließende Kommentar von Graham Middleton in seiner Funktion als Sicherheitschef der Universität von Leicester.

In der Praxis amortisieren sich solche umfassenden Maßnahmen des Sicherheitsmanagements innerhalb von 12 Monaten zusätzlich zur Verbesserung des Betriebsklimas und der Erhöhung der inneren und äußeren Sicherheit.

Die elektronischen Schlüsselschränke und Fachanlagen von TRAKA sind frei skalierbare Systeme und passen sich flexibel an jede Unternehmensgröße und an jeden Anwendungsfall an, egal ob Sie 10 oder 10.000 Steckplätze verwalten möchten. TRAKA bietet für jede Anwendung die optimale Lösung mit der größtmöglichen Bandbreite an Optionen. Sicher ist auch für Sie die passende Einsatzmöglichkeit dabei - Fragen Sie uns einfach !